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직원은 내 방문객에서 자신이 호스트이거나 대리인으로 맡은 방문을 보고 방문객을 초청합니다. 사업장, 방문 유형, 날짜와 시간, 방문객의 이름과 이메일, 언어를 넣어 저장하면 방문객마다 방문객 포털 링크가 담긴 안내 메일을 보냅니다.

방문 목록은 승인 단계별 탭으로 나뉘고, 방문을 열면 방문객마다 도착 상태와 체크인 시각, 체크인 지점이 표시됩니다. 방문객이 여럿이면 한 명을 대표로 정하고, 대표 방문객이 사전 등록을 마치면 승인 절차가 시작됩니다.

호스트가 직접 초청한 방문은 결재선의 호스트 단계를 건너뜁니다. 부재 중에는 기간을 정해 대리인을 지정하면 대리인의 목록에 호스트의 방문이 함께 나오고, 대리인이 호스트 대신 초청하면 초청한 사람으로 기록됩니다.

도착 대기에는 키오스크나 방문객 포털에서 도착을 확인하고 데스크 처리를 기다리는 방문객이 도착 시각 순으로 표시됩니다. 카드마다 보류 사유, 호스트, 방문 목적, 도착 확인 채널, 신원 확인 방법이 표시되고, 고른 방문객의 진행 단계와 결재 결과가 오른쪽 패널에 열립니다.

체크인 준비 상태가 완료이면 도착을 확정하고 건넬 카드를 고르며, 비워 두면 사업장 카드 풀에서 자동으로 배정합니다. 서약이나 교육 같은 미완 단계는 데스크가 확인한 사유를 적어 수동으로 완료할 수 있고, 수용 인원이 찬 사업장에서는 초과 승인도 따로 켜야 합니다.

체크인하면 방문 유형이 정한 출입 레벨과 방문 기간이 방문증 카드에 적용되고, 체류를 연장하면 출입 권한 기간도 새 종료 시각까지 늘어납니다. 예약 없이 온 방문객의 현장 신청도 이 화면에서 검토해 승인 절차로 넘기거나 반려합니다.

방문객 화면은 방문객 프로필과 방문 이력을 관리합니다. 방문을 등록할 때 입력한 방문객은 프로필이 자동으로 만들어지고, 협력사 계약자처럼 미리 등록해 둘 사람만 이 화면에서 직접 등록합니다.

같은 사람의 프로필이 둘 이상이면 하나로 병합하며, 흡수된 프로필의 방문 이력, 서약, 교육, 패스키가 남는 프로필로 옮겨집니다. 방문객이 포털에서 이름, 전화번호, 소속 수정을 요청하면 담당자가 승인하거나 반려하고, 반려 사유는 방문객에게 표시됩니다.

방문객이 삭제를 요청하면 식별 정보를 파기하며, 방문 기록과 통계는 남기고 이름과 연락처 같은 식별 정보만 지웁니다. 보존 기한이 지난 프로필은 시스템이 매일 파기하고, 방문 이력이 있는 프로필은 삭제 대신 파기로만 정리합니다.

방문 유형은 방문 목적에 따라 결재선, 필수 서약과 교육, 카드 발급 방식, 허용할 체크인 채널, 수집할 개인정보 항목을 정합니다. 유형 이름은 언어마다 입력하고, 포털과 키오스크의 유형 선택 카드에 표시할 아이콘도 고릅니다.

결재선은 기본으로 호스트 다음에 보안 결재자가 승인하고, 필요하면 호스트, 보안, 지정 결재자 단계를 순서대로 직접 정합니다. 납품이나 택배처럼 만날 사람이 없는 유형은 호스트 단계를 두지 않고, 에스코트 필수, 협력사 준수요건, 포털 신청과 현장 신청 허용도 유형마다 정합니다.

카드 발급 방식은 카드 풀 배정, 방문별 발급, 미발급 중에서 고르고, 방문 예정 단계와 체크인 단계에 줄 출입 레벨을 따로 지정합니다. 바꾼 설정은 그 뒤에 등록하는 방문부터 적용되며, 보안 단계를 쓰는데 사업장에 보안 결재자가 없으면 경고를 표시합니다.

방문객은 안내 메일의 링크로 방문객 포털에 들어가 정보 입력, 서약 동의, 교육 시청을 단계별로 마칩니다. 계정이나 비밀번호를 만들지 않고, 링크 하나로 그 방문의 준비를 끝낼 수 있습니다.

정보 입력에서는 이름, 이메일, 전화번호, 소속, 국적과 안내 메일을 받을 언어를 받고, 개인정보 수집과 이용에 동의합니다. 방문 유형에 따라 수집 항목이 달라지고, 에스코트나 카드 수령처럼 방문 전에 알아야 할 사항도 함께 안내합니다.

준비를 마치면 승인 상태와 방문 당일의 도착 확인 방법을 안내합니다. 포털은 설치 없이 웹 브라우저에서 바로 쓰며, 방문객이 입력한 정보는 방문 심사와 체크인에 그대로 쓰여 담당자가 다시 입력하지 않습니다.

로비 키오스크는 예약한 방문객의 도착 확인과 예약 없이 온 방문객의 현장 신청을 처리하는 태블릿 앱입니다. 대기 화면에는 오늘 예정 인원과 방문 중인 인원이 표시되고, 방문객은 도착 확인과 방문 신청 가운데 하나를 눌러 시작합니다.

사업장이 혼잡하거나 수용 인원을 넘으면 대기 화면에 안내를 표시하고, 현장 신청을 받지 않는 사업장에서는 신청 대신 초청 링크나 데스크를 안내합니다. 화면 언어를 바꿀 수 있고, 진행 표시줄에 남은 단계가 표시됩니다.

키오스크는 가로 화면에서만 실행되고, 안드로이드 태블릿에서는 화면 고정 모드로 실행해 다른 앱으로 전환하지 못하게 합니다. 한동안 입력이 없으면 계속할지 묻고, 응답이 없으면 입력한 내용과 사진을 지우고 대기 화면으로 돌아갑니다.

방문증 카드는 출입 통제 시스템에 등록된 출입 카드이며, 방문 유형이 방문 예정 단계와 체크인 단계에 줄 출입 레벨을 정합니다. 체크인하면 방문 기간과 체크인 단계의 출입 레벨을 카드에 적용하고, 체크아웃하면 권한을 회수한 뒤 카드를 풀로 돌려보냅니다.

카드 풀의 카드는 카드홀더와 자격증명을 컨트롤러에 미리 동기화해 두고 권한과 기간만 바꾸므로, 체크인 직후 바로 출입할 수 있습니다. 체크인, 카드, 차량, 정기 방문처럼 출입 권한이 바뀌는 처리는 저장하면 곧바로 동기화 실행을 요청해 컨트롤러에 반영합니다.

컨트롤러는 방문 기간의 마지막 날이 지나면 카드를 스스로 막으므로, 서버와 연결이 끊겨도 기간이 지난 카드로는 들어올 수 없습니다. 당일 종료 시각이 지나면 미퇴실 자동 체크아웃으로 권한을 회수합니다. 컨트롤러가 남긴 출입 기록은 카드 배정 기간을 기준으로 실제 방문객에게 연결합니다.